seslaami 2020 2

Info og bestilling transport (link)
Info og bestilling overnatting (link)

familietur 2020

Påmelding for Familieturen 2020 - klikk her

Evalueringsmøte er satt til 03. Juni. Har du meninger du ønsker at Turrennklubben skal ta opp på komitemøte, kan du sende disse til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Her kan du lese referatet fra evalueringsmøte 03.juni 2013.

REFERAT – Evalueringsmøte

Dato: 03.06.13

Tilstede: Gro Tove Helle, Magnar Undheim, Harald Krohn Pettersen, Trond Helge Sinnes, Sigbjørg I. Ness, Venke Tjørhom, Roy Hegre, Tone Knutsen, Sonja Lien Skjeverak, Erling Sagneskar, Nils Inge Gauthun, Arvid Tjørhom, Oddbjørn Elve (deler av møte), Sigbjørn Åge Fossedal (deler av møte) og Wenche L. Kvæven.

$11.     Evaluering av avlysningen. TD har gitt tilbakemelding til Venke om at avlysningsprosessen fungerte bra for hans del, og at rennet virket godt organisert. Han ønsker å bidra som TD neste år. Han var tydelig på at han aldri tar en avgjørelse vedrørende avlysning, før samme dagen som rennet går. Deltakere og andre har et stort informasjonsbehov, og det er viktig å oppdatere hjemmesiden selv om man ikke har nytt å formidle. Arvid hadde en utfordring med å varsle alle frivillige.  Et godt forslag er å legge inn SMS grupper slik at varslingsprosessen går enklere. Finn Roy har sagt seg villig til å jobbe videre med beredskapsplanen, og et viktig punkt å få inn i planen er prosessen for en eventuell avlysning. Det var enighet om å innkalle til et fellesmøte slik at man får inn (i beredskapsplanen) en prosess som dekker alle aspekter ved en eventuell avlysning.

$12.     Alternativer dersom avlysning. Valle IL lager et forslag til en alternativ trase på 25-30 km. En trase som kan benyttes dersom der er umulig (pga vind eller andre værforhold) å gå over fjellet. Denne traseen vil også kunne benyttes som en “ungdomslåmi”. Først og fremst må en ny trase godkjennes av grunneierne i område. Dersom denne traseen kan benyttes som et løypetilbud i kommunen, vi det kanskje være aktuelt å få kommunen med som bidragsyter til opparbeidelsen av traseen. Bør sjekkes.

$13.     Løpsdag lørdag eller søndag. Turrennklubben har foretatt en spørreundersøkelse på sin hjemmeside. Utfallet viser at de aller fleste ønsker søndagen som renndag, ikke lørdagen som nå. I utgangspunktet ble løpsdagen flyttet til lørdagen etter ønske fra deltakerne. Det er derfor viktig å sjekke grundig hva flertallet av deltakerne ønsker før en eventuelt foretar en endring tilbake til søndagen. Sonja sjekker om Setesdal IKT kan være behjelpelig med å lage en digital undersøkelse på saken.

$14.     Dato for 2014. Andre helg i mars (som tidligere bestemt) kolliderer med vinterferien i Vest-Agder, noe som medfører en stor utfordring mht. overnatting i Valle. Helgen 22. mars kolliderer ikke med de lokale rennene, og kan være et alternativ. Wenche sjekker med Petter i Skikretsen og Per i skiforbundet om det er mulig å endre datoen, til tross for at rennet er lagt inn i diverse terminlister. Dersom det er mulig, endres renndatoen.

$15.     Foreløpig regnskap for 2013.  Hovedkomiteen hadde en gjennomgang av regnskapet (så langt i år) i møte før evalueringsmøte. De var enige om å forholde seg til budsjettet, og tildele 60.000,- til hver av klubbene. Det betyr at Sesilåmi vil sitte med et overskudd på ca. 100.000-150.000 for 2013, dersom er fortsetter med en “daglig leder løsning”.  Hovedkomiteen ønsker å bygge opp egenkapitalen i Sesilåmi, slik at en har en “buffer”. Det blir derfor lagt opp til et budsjett for 2014 med et overskudd på i overkant av 100.000. I budsjettet for 2014 legges det opp til en utbetaling på 70.000,- til hver av klubbene.

$16.     Nytt tidtaking- og påmeldingssystem. På grunn av avlysningen ble ikke tidtakingssystemet testet. Påmeldingssystemet fungerte greit, til tross for enkelte småting som en tok underveis. Valle IL må ta ut mellomtidsstasjonen, noe som må planlegges i forkant av neste års renn.

$17.     Sanitet. Arvid informerte. Synes ting fungerte, bortsett fra utfordringen med varsling til alle funksjonærer, om avlysningen. Sambandet fungerte godt. Til neste år kan det være fint om en får inn et telt til stasjonen ved Omlibasstog. Bygland IL har ansvaret for saniteten (utstyr og bemanning) på Setesdal siden. Valle Fjellredning har sagt at de ønsker å bidra med mannskap til neste år.

$18.     Startkontigent. Den forblir som i 2013, kr. 650,-.

$19.     Informasjon.  Informasjon er viktig. Dette må settes i system, i og med det er fire klubber og mange involverte. Roller må avklares. Det ligger retningslinjer for dette i skiforbundet, noe man kan benyttes. Hovedkomiteen skal ha møte 10. juni, da skal dette diskuteres videre.

$110.  Organisering av Sesilåmi videre.  Hovedkomiteen tar et møte 10. juni på hvordan man organiserer driften av Sesilåmi etter undertegnede nå slutter.

$111.  Eventuelt

$1Ø  Oddbjørn påtar seg ansvaret for premieringen for rennet i 2014.

$1Ø  Venke prøver å få tildelt TD’er til rennet i 2014, allerede nå. Avklarer med skiforbundet.

$1Ø  Internettsiden kunne trenge en “ansiktsløftning”. Spørsmålet er hva en kan gjøre uten at det koster for mye. Tone sjekker med noen hun kjenner som driver med design av hjemmesider.

Referent,

Wenche L. Kvæven